3. Normas de comunicación y expresión escrita.

El objetivo de toda comunicación escrita debe ser, fundamentalmente, que el mensaje llegue y sea comprendido correctamente por el destinatario y, de esta forma, podamos conseguir la respuesta más adecuada.

Para que el mensaje sea entendido adecuadamente es necesario seguir unas normas de expresión escrita, que se basan en cuatro pilares fundamentales:

• Normas generales de expresión escrita.
• Normas de ortografía, sintaxis y puntuación.
• La forma, estructura y contenido de los escritos.
• Conocimiento de las siglas y abreviaturas.

La comunicación escrita, dentro de la empresa, debe cumplir una serie de requisitos generales para que el mensaje sea adecuado y fácilmente entendible por el receptor, algunos de estos requisitos, que debe cumplir la comunicación son:

• BREVEDAD: las frases largas dificultan la lectura, ya que cuando vamos llegando al final no nos acordamos del principio de la comunicación. Para conseguir que la comunicación sea breve debemos:
  • Usar frases cortas: para ello podemos poner las ideas en varias frases en lugar de en una frase más larga o intentar decir lo mismo con menos palabras.
  • Evitar los detalles excesivos.
  • Evitar palabras inútiles, como pueden ser adjetivos o adverbios.
• SENCILLEZ: ello hará que se nos entienda con mayor facilidad.  Para ello podemos:
  • Evitar usar palabras complejas o excesivos tecnicismos.
  • Usar palabras de uso común.
• DINAMISMO: cuando usamos frases dinámicas nuestro mensaje es más fácil de entender. Para ello podemos:
  • Usar la forma activa en lugar de la pasiva: las frases activas tienen más información, son más cortas y son más reales que las frases en forma pasiva.
  • Usar un estilo hablado y dialogado: en el que se hagan preguntas al interlocutor.
• POSITIVIDAD: es aquella que destaca lo agradable en lugar de lo desagradable, lo favorable sobre lo desfavorable. Con ello conseguiremos que nuestra comunicación sea más fluida y agradable.
• ORDEN: con un mensaje coherente y bien estructurado. Para ello podemos:
• Construir oraciones que tengan unidad: con sólo una idea principal.
• Construir oraciones siguiendo el orden normal de la frase: sujeto, verbo y complemento.

Cuando redactamos un documento empresarial, la imagen que damos con él es la imagen que el receptor va a tener de nuestra empresa u organización, por lo que debemos cuidar, con especial esmero, las normas de ortografía.

Dentro de las normas de ortografía podemos encontrar cuatro aspectos a analizar:

• USO DE LAS MAYÚSCULAS.
• USO DE LAS DISTINTAS LETRAS (por ejemplo: la B, la V, la H, la G o la M).
• ACENTUACIÓN.
• LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN Y OTROS SIGNOS: este punto lo veremos algo más detalladamente en el siguiente apartado.

En cuanto a la puntuación de los escritos, como ocurría con el resto de normas de ortografía, lo mejor es consultar algún Manual de Gramática. No obstante, señalamos aquí lo más destacable.

• El punto indica una ruptura en el pensamiento.
• La coma señala una pausa.
• El punto y coma una pausa intermedia entre la coma y el punto, resulta útil para señalar la separación entre los elementos de una lista.
• Los dos puntos son un intermedio entre el punto y coma y el punto y seguido; establecen una pausa en la línea de pensamiento, pero no demasiado larga.
• El guión es un signo útil. Puede tener dos significados:
  • Se usa, principalmente, para indicar que una palabra termina en un renglón y continúa en el siguiente y para unir las dos partes de algunas palabras compuestas.
  • Texto escrito de manera esquemática que sirve como guía o ayuda para desarrollar una exposición.
• Los puntos suspensivos indican que el pensamiento no ha finalizado, a pesar, incluso, de que la frase o el párrafo lo hayan hecho.

La sintaxis es la parte de la gramática que estudia las reglas por las que se combinan palabras o conjuntos de palabras y se forman las oraciones. Es decir, el orden de las palabras dentro de las oraciones.

Cuando usamos la comunicación oral, es mucho más fácil que nuestro interlocutor interprete correctamente el mensaje, ya que tenemos la respuesta inmediata, nos servimos del lenguaje no verbal, etc. Sin embargo, en los textos o documentos escritos sí que pueden aparecer problemas, ya que sólo tenemos las palabras y los signos de puntuación para conseguir que nuestro mensaje llegue correctamente a su destinatario. Es por ello por lo que debemos prestar especial atención a la sintaxis.

Aunque usemos las mismas palabras, si las ordenamos de una forma u otra podemos dar lugar a que nuestro mensaje se interprete de varias formas. Por ejemplo, no es lo mismo o no se interpreta una frase igual si ponemos el adjetivo delante del sustantivo que si lo ponemos detrás (mujer vieja no se interpreta igual que vieja mujer).

Cuando vamos a redactar un documento, lo primero que debemos hacer, antes de comenzar a escribir, es preguntarnos una serie de cuestiones como:

• ¿Qué queremos decir? Tenemos que intentar que todo lo que queremos decir aparezca reflejado en nuestro documento, además que se entienda correctamente. Por ello debemos decirlo de forma clara y sencilla.
• ¿A quién se lo queremos decir? Quiénes son los destinatarios y cuál es la mejor forma de ponernos en contacto con ellos, ya que quizás en vez de escribir un documento es más conveniente hacer, por ejemplo, una llamada telefónica.
• ¿Qué medio voy a usar? Si es mejor redactar una carta comercial, un e-mail o cualquier otro tipo de documento escrito.

Una vez que hemos contestado a todas las preguntas anteriores y hemos elegido el tipo de documento que vamos a redactar, tenemos que tener en cuenta la estructura de este.

Aunque en apartados posteriores vamos a ver la definición, estructura y características de algunos de los principales documentos que se redactan en las empresas, hay que decir que en la estructura de todos ellos tiene que haber, al menos, las siguientes partes:

• Introducción.
• Cuerpo.
• Conclusión.

La Real Academia de la Lengua Española define el estilo de redacción como la manera de escribir o de hablar peculiar de un escritor o de un orador. El estilo hace que el documento sea único y característico de cada persona que lo escribe.

El estilo de un escritor dependerá, entre otras cosas de:

• Su forma de ser, estado de ánimo o contexto que le rodea.
• De su experiencia.
• De su visión del mundo.

Las normas de ortografía o sintaxis vienen impuestas, mientras que el estilo es propio de la persona que redacta el documento. Hay que decir que el estilo también puede hacer referencia a la forma en que se estructuran los documentos, por lo que, muchas veces, viene impuesto.

En el mundo empresarial se usan con mucha frecuencia siglas y abreviaturas, es necesario conocer su significado para poder interpretar correctamente los documentos que recibimos y también para poder usarlas cuando la situación lo requiera.

• Una SIGLA es una palabra formada por un conjunto de letras iniciales. Por ejemplo: ARN significa Ácido Ribonucleico. También se denomina sigla a cada una de las letras que forman dicha palabra.
• Cuando la sigla se pronuncia como suena, se le denomina ACRÓNIMO. Por ejemplo: RAE, que son las siglas de Real Academia Española.
• Una ABREVIATURA es la representación escrita de una o varias palabras eliminando algunas de sus letras. Por ejemplo: Sr. en lugar de señor.
  Hay dos tipos de abreviaturas:
  • CONVENCIONALES: que son de uso común entre la mayoría de las personas. Estas abreviaturas están más o menos normalizadas y se pueden usar al redactar documentos. Las abreviaturas convencionales pueden ser, a su vez:
    • De uso general: se usa por todos los hablantes de una lengua.
    • De uso específico: se usan en un campo o actividad. Por ejemplo: las abreviaturas comerciales.
  • PERSONALES: las que inventa cada uno según sus gustos o las necesidades de lo que escribe. Estas abreviaturas no están normalizadas y, por tanto, no deben ser usadas en documentos que deban ser enviados a un destinatario, ya que podría no entenderlas.