- Importancia de la correspondencia
- Define correspondencia
- La carta comercial: características en cuanto elemento, estilo y puntuación
- Estructura de la carta
- Estilo de comercio
- Estilo de presentación
- La carta oficial
- El papel: tipos de papel, textura y tamaño
- Sobres
- Estructura del sobre
- Conclusión
La carta comercial es la base por lo menos el noventa por ciento de todas las transacciones comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad para escribir una buena carta sea requisito indispensable y valioso para el estudiante que tiene intención de entrar al mundo de los negocios.
El objetivo de este trabajo es, por lo tanto, proporcionar los conocimientos y prácticas necesarios para desarrollar la habilidad de escribir bien de los tipos de cartas sobre todo cuando se trata de las cartas comerciales mas comunes.
A pesar del número de cartas comerciales que se escriben y de su importancia, casi el 80 por ciento de ellas está mal escrito. El objetivo de este trabajo es de que se aprenda a escribir dentro del 20 por ciento de las cartas bien escritas.
Es un medio de comunicación utilizado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse con personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.
Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria
3. LA CARTA COMERCIAL: CARACTERISTICAS EN CUANTO ELEMENTO, ESTILO Y PUNTUACION.
Estilos de las cartas
1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.
2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.
3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los mas usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.
Normas de puntuación de la carta
Además de los estilos de presentación, también se han acordado varias normas de puntuación que complementan el atractivo de una carta. Existen tres normas de puntuación:
1. La Puntuación Abierta: es la que no usa signos de puntuación después de las líneas de la fecha, destinatario, dirección, saludo, despedida y firma.
2. La Puntuación Cerrada: se distingue por las siguientes características: se escribe un punto al final de la línea de la fecha, se utiliza coma después de cada línea del destinatario (excepto la ultima que lleva punto), se usan comas después de la despedida, se usan dos puntos después del saludo y se usan comas después de cada línea del bloque de la firma (menos la ultima que lleva punto)
3. La Puntuación Mixta: Combina las dos normas anteriores y se distingue por lo siguiente: se usan dos puntos después del saludo y se usa coma después de la despedida.
4. ESTRUCTURA DE LA CARTA
1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.
2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.
4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.
5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.
6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.
7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.
8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.
9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.
10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.
11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.
Comercios de Ventas. Ameritan cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un proceso de compra-venta. Entre ellas, podemos mencionar los pedidos, de cobranza, de reclamación, de remesas, etc.
Relaciones Públicas. Necesita de cartas que se escriben para crear, mejorar o recuperar las relaciones comerciales. Entre ellas las invitaciones, las felicitaciones, los agradecimientos, los nombramientos, etc.
Comercios Varios. En este tipo están las cartas de recomendación, informes, memorandos, cartas de seguimiento, de publicidad y otras.
Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada, cualquier asunto particular entra en ella.
Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.
Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases:
- Las Ordinarias o Normales: son las que se efectúan por medio de cartas, memorando y tarjetas postales.
- Las Urgentes o Rápidas: Son las que se efectúan por medio de telegramas, Cablegramas, Radiogramas y telefonemas
RESPUESTA A UN ANUNCIO Una vez analizados los anuncios pertinentes, hay que aplicarse a contestarlos con las mayores garantías de éxito. Raramente los anuncios piden una respuesta telefónica, pero, si es así, llame y realice todas las preguntas posibles sobre el puesto. Sin embargo, lo más habitual es que el anuncio solicite una respuesta por escrito adjuntando a la carta un curriculum vitae. Cada anuncio requerirá la confección de una carta específicamente redactada y diseñada para las características de la oferta de empleo. No vale tener una carta tipo de presentación preparada y utilizarla indiscriminadamente. Cada anuncio es distinto, cada uno exige requisitos diferentes y usted deberá reflexionar sobre los aspectos concretos que se le piden.
AUTOCANDIDATURA
Si enviamos una carta a una empresa, no porque tengamos constancia de que en ese momento necesitan a una persona de nuestras características, sino por si en el futuro la necesitaran, es incluso más necesario el realizarlo con mayor cuidado, ya que debemos hacer que se nos recuerde cuando precisen a una persona de nuestras características.
AGRADECIMIENTO
Es la carta que se envía tras una entrevista de trabajo. No existe demasiado acuerdo entre los profesionales del sector en si es necesario enviar la carta de agradecimiento o no. Dejando este punto abierto, os damos unos consejos y os mostramos un ejemplo sobre este tipo de carta.
Son todas aquellas que están relacionadas con trámites ante instituciones gubernamentales y dependencias públicas. Algunos tipos serán los siguientes: de solicitud de certificado de servicio, aumento de sueldo, solicitud de revocatoria de una multa.
Todos los tipos de cartas hasta aquí mencionados, debe ser redactados con un lenguaje formal; las ideas deben ser presentadas de manera clara, breve, precisa y directa. El tratamiento dado al destinatario debe de ser de cortesía, respeto y consideración.
Por último haremos referencia a la carta privada, la que se hace a título personal, desprovista de toda formalidad y "en tono íntimo", dirigida familiares y amigos. El lenguaje empleado se caracteriza por ser sencillo, espontáneo, efectivo y en muchos casos puede estar llena de expresiones coloquiales.
Comenzaremos con la papelería porque con la papelería es lo primero que comienza a presentar la "imagen" de la carta.
Los principales factores en la selección de la papelería son la calidad y la sencillez. Es una economía mal entendida utilizar papel y sobres de baja calidad, ya que el costo del papel es solamente una pequeña fracción del costo total de la carta
El papel blanco es de uso universal para cartas hoy día; es lo suficientemente liviano para poder hacer un número razonable de copias y se puede doblar nítidamente sin requerir mucho espacio.
Para el tamaño carta normal de 21, 5x 28 cms. Se requiere el obre número 63/4. Los sobres, como las segundas hojas, deben ser de la misma calidad del papel del membrete. Generalmente están impresos con la misma información que aparece en el membrete. El tamaño de los sobres varían de acuerdo al tamaño del papel sin embargo los más usados para cartas de negocios son: el sobre comercial grande (10x24 cm.) y el sobre comercial pequeño (9x16 cm.)Estos dos sobres son especialmente apropiados para papel de 21.5x28 Cm. Los sobres son realizados en formas, tamaños y gramajes especiales. Existen sobres tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el manipuleo continuo y transportación del contenido sin riesgos.
El sobre, en principio una simple cubierta, por arte de los publicitarios y obra (y no poco arte) de los fabricantes se ha convertido en un medio de comunicación con muchos recursos. Combinando tan solo tres elementos (impresión, plegado y postizos) se consiguen sobres publicitarios y comerciales, bolsas para los más diversos usos y carterillas con toda suerte de compartimentos.
UNA PRIMERA DISTINCIÓN: SOBRE, BOLSA, CARTERILLA
Los sobres suelen tener la solapa de cierre mayor que las solapas laterales.
La carterilla es generalmente rectangular; su solapa de cierre suele ser más alta que las de los sobres y bolsas y no llevan engomado ni circulan por correo.
10. ESTRUCTURA DEL SOBRE
Entre otras características, la forma y tamaño de las solapas diferencian a los distintos sobres:
Solapa de cierre recta o de pico, prolongación de solapas de cierre o fondo para ciertos fines o configuraciones especiales de solapas para apertura fácil, para ensobrado mecanizado, etc.
Los sobres suelen tener la solapa de cierre mayor que las solapas laterales.
La carterilla es generalmente rectangular; su solapa de cierre suele ser más alta que las de los sobres y bolsas y no llevan engomado ni circulan por correo.
10. ESTRUCTURA DEL SOBRE
Entre otras características, la forma y tamaño de las solapas diferencian a los distintos sobres:
Solapa de cierre recta o de pico, prolongación de solapas de cierre o fondo para ciertos fines o configuraciones especiales de solapas para apertura fácil, para ensobrado mecanizado, etc.
SOBRES CON SOLAPA DE CIERRE RECTA
Sobre "Konstancia" o sobre-bolsa.
Tiene la solapa de cierre recta y más larga que las laterales.
Sobre "Retorno alemán"
Así llamado porque su solapa de cierre prolongada lleva un perforado en el límite de la zona engomada para utilizar como cupón o bono de respuesta la parte de solapa desprendible.
Así llamado porque su solapa de cierre prolongada lleva un perforado en el límite de la zona engomada para utilizar como cupón o bono de respuesta la parte de solapa desprendible.
Sobre "Bangtail" ("desprendible");
De solapa de fondo prolongada y plegada en el sentido de la solapa de cierre para utilizar como cupón o bono de pedido en una oferta publicitaria.
Sobre de solapas rectas especiales para ensobradora.
SOBRES CON SOLAPA DE CIERRE DE PICO.
Sobre "Americano"
Además de la solapa de cierre en forma de pico o angular, solapa de fondo de un ángulo de 90 %
Además de la solapa de cierre en forma de pico o angular, solapa de fondo de un ángulo de 90 %
Sobre "Ministro"
Solapa de cierre en pico y mayor que la solapa de fondo (generalmente usado en correspondencia de ceremonia y medidas 120 x 176
mm, con la actual normalización).
Sobre rombo
Denominación corriente del sobre con solapa de cierre en pico que resulta de un formato en rombo.
Sobres de apertura fácil: el "OPEN PLUS"
El Open Plus de TOMPLA incorpora una línea de trepado en la solapa de fondo que, por simple tracción, se abre limpiamente sin necesidad de abrecartas
El Open Plus de TOMPLA incorpora una línea de trepado en la solapa de fondo que, por simple tracción, se abre limpiamente sin necesidad de abrecartas
Sobres especiales para ensobradora.
Sólo ciertos tipos de sobre funcionan bien en las máquinas ensobradoras porque exigen formas, papeles y colas especiales. Los más usuales: El sobre TEIDE, el sobre TEIDE 2000, el sobre de SOLAPA CIRCULAR, el sobre UVE, el sobre TRAPEZOIDAL, el sobre bolsa de SOLAPA RECTA
Sólo ciertos tipos de sobre funcionan bien en las máquinas ensobradoras porque exigen formas, papeles y colas especiales. Los más usuales: El sobre TEIDE, el sobre TEIDE 2000, el sobre de SOLAPA CIRCULAR, el sobre UVE, el sobre TRAPEZOIDAL, el sobre bolsa de SOLAPA RECTA
BOLSAS
La bolsa se diferencia del sobre en que se abre por la parte más estrecha y las solapas montan unas sobre otras de manera distinta.
Como en los sobres, la forma y tamaño de las solapas y las combinaciones que con ellas pueden y suelen hacerse diferencian a las distintas bolsas.
Como en los sobres, la forma y tamaño de las solapas y las combinaciones que con ellas pueden y suelen hacerse diferencian a las distintas bolsas.
- Bolsa simple. Su solapa de cierre proporcional a la bolsa suele ser algo mayor que la de fondo (22mm).
- Si las solapas laterales son iguales son, obviamente, de pegue central.
- Si son desiguales (lo más frecuente) se denominan de pegue lateral.
La carta comercial, como también otros tipos de cartas, es de gran importancia ya que esta es un medio de comunicación escrito, que puede informar al cualquier tipo de persona, un hecho o simplemente para darle cuenta de algo. Se puede decir que la carta es una herramienta principal en el campo de trabajo, lo puede ser una empresa, compañía, es sus oficinas, como también de uso doméstico, que las personas envían a sus familiares, amigos, etc.
La carta es una papel escrito, en hojas de color claro, como blanco, beige..., en decir de tonalidades claras, generalmente lleva sobres, y para su legalidad debe de llevar estampillas. La carta está constituida por diversas partes, que son el saludo, contenido, firma, fecha, entre otras. La carta es una técnica por lo tanto tiene sus normas que son de limpieza, formalidad ó informalidad, la ortografía , en ella están incluidos los signos de puntuación, la redacción, etc.
Por eso que la carta tiene un papel importante, en la vida diaria, laboral; es decir, es universal, ya que se emplea en todo organismo social, con la finalidad de comunicar.
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