Tipos de cartas comerciales.

¿Empezarías igual una carta en la que vayas a hacer una reclamación que otra en la que vayas a solicitar información sobre algún tema? ¿Cómo continuarías ambas cartas?

La carta comercial puede tener muchos modelos o tipos distintos según la finalidad que tenga o según su contenido.

Nosotros vamos a estudiar algunos de los modelos de cartas comerciales que más se usan, como son los siguientes:

• Cartas de solicitud.
• Cartas de pedido.
• Cartas de reclamación.
• Circulares.
• Cartas de ámbito general.

Veremos cada uno de ellos en los siguientes apartados.

Cartas de solicitud.

¿Cómo pedirías a un proveedor que te mandara un catálogo de sus productos? ¿Cómo pedirías que te mandaran unas muestras de ciertos artículos?

Mediante este tipo de cartas se solicita información sobre precios, ofertas, catálogos o muestras a los distintos proveedores. Este tipo de carta es una forma de atraer nuevos clientes, por lo que los destinatarios las acogen muy bien. La carta de solicitud tiene el objetivo de pedir información a los proveedores para después seleccionar aquel material que más interese a la empresa que demanda la información.

Deben ser breves, pero conteniendo todos los detalles necesarios de la información que deseamos conocer (podríamos indicar para qué vamos a usar eso que solicitamos). Debe recoger en el primer párrafo la pregunta más importante.

Cartas de pedido.

¿Cómo pedirías a un proveedor que te mandara unos productos? Y si trabajas en una empresa a la que hacen un pedido: ¿contestarías al recibir el pedido?

Mediante este tipo de cartas se solicita a un proveedor que nos envíe unas mercancías determinadas. Es importantísimo redactarla de forma clara y sin ningún fallo, de forma que no lleve a confusiones.

En ellas hay que detallar todos los aspectos referentes a la venta: artículo (referencia o nombre), cantidad, colores, precio, forma de pago, plazo de entrega, gastos de envío, etc. La carta de pedido implica la aceptación por ambas partes de las condiciones de venta.

Es conveniente que sean contestadas. Si se aceptan todas las condiciones de venta el proveedor debería contestar para confirmar el pedido o bien devolver la misma carta firmada. En caso contrario, también es necesario contestar para indicar cosas como por ejemplo:

• Las modificaciones o las cuestiones con las que no está de acuerdo.
• Si va a haber algún retraso en la entrega.

Cartas de reclamación.

¿Cómo harías para escribir una carta de reclamación sin ofender a la otra parte? ¿Qué harías si recibieses en la empresa en la que trabajas una carta de reclamación?

En una empresa se pueden recibir reclamaciones, pero también puede enviarlas. Las cartas de reclamaciones surgen como consecuencia del incumplimiento de lo pactado.

Cuando hacemos una reclamación hay que especificar lo que reclamamos y por qué. Además, en la medida de lo posible, debemos indicar una solución al problema que originó la reclamación. Se debe usar un lenguaje cortés, pero firme.

Cuando en una empresa se recibe una reclamación debemos actuar de la siguiente forma:

• Si tienen razón los reclamantes: se deberá aceptar la reclamación (de una forma indirecta, para no mostrar que la empresa es demasiado ineficiente), se pedirán disculpas, se explicarán las causas y se tomarán las medidas oportunas para solucionarla. Hay que comunicar que nunca más se volverá a producir.
• Si no tienen razón los reclamantes: debemos ser firmes en nuestra respuesta y buscar argumentos sólidos para indicar en qué están equivocados, pero siempre con mucho tacto.

Circulares.

¿Has oído alguna vez hablar de las circulares? Con ese nombre tan "redondo", ¿qué crees que son?

La circular es una forma de correspondencia que se usa cuando un asunto interesa o afecta a varias personas. Lo que se hace es que se manda el mismo escrito a todas ellas y, de esa forma, se ahorra tiempo.

Se pueden usar para comunicar, por ejemplo, cambios de horarios, de dirección, cierre por vacaciones o ventas por correo.

En este tipo de cartas hay que cuidar mucho la presentación, ya que debemos dar la sensación a cada destinatario, de que la carta ha sido escrita para él.

Debido a que las circulares pueden tratar muchísimos temas, no existe una norma general en cuanto a su redacción.

Cartas de ámbito general.

¿Qué pondrías en una carta publicitaria? ¿Cómo solicitarías un pago pendiente?

Esta modalidad de cartas abarca todas aquellas que no se relacionan de forma tan directa, como lo hacían las anteriores, con operaciones de compraventa.

Se recogen cartas como algunas de las siguientes:

• Publicitarias.
• De agradecimiento.
• A entidades de crédito (solicitar cheques, por ejemplo).
• De cobro (para hacer efectivas deudas pendientes).
• De contabilidad (enviando letras de cambio para su aceptación, por ejemplo).
• De acuse de recibo.

Ejemplos WEB de protocolo.org