1.-La Comunicación Escrita

La COMUNICACIÓN ESCRITA es un tipo de comunicación verbal, en la que el código utilizado es el lenguaje. Se caracteriza, a diferencia de la comunicación oral, en que se desarrolla por medio de la representación gráfica de signos, es decir, la escritura.

Para interpretar correctamente los mensajes escritos es necesario conocer el código, que ha de ser común al emisor y al receptor del mensaje.

En la comunicación escrita el lector es el receptor, por lo que no hay posibilidad de servirse del lenguaje no verbal ni obtener una retroalimentación inmediata.

Nuestras comunicaciones escritas van a transmitir una imagen de nosotros y de nuestra organización, por lo que debemos cuidar tanto el fondo como la forma de las mismas.

Este tipo de comunicación se consigue una vez adquirido el lenguaje oral y exige algún tipo de soporte que la mantenga (físico, como el papel; magnético, como el disco duro de un ordenador).

En la empresa, como en cualquier otro entorno, escribimos para ser comprendidos y, sobre todo, respondidos en la forma que nosotros esperamos. Lamentablemente, no siempre ocurre de esta manera y seguro que todos hemos sido alguna vez protagonistas de algún malentendido, con mayores o menores consecuencias para nuestra empresa.

2.- Ventajas e inconvenientes de la comunicación escrita.

¿Qué piensas que es más efectiva: una comunicación escrita o una oral? ¿Cuándo deberías usar la comunicación escrita en lugar de la oral?

La comunicación escrita presenta algunas VENTAJAS, como pueden ser las siguientes:

1. Podemos revisar y corregir el documento antes de enviarlo, pudiendo aportar mayor claridad y precisión.
2. Es permanente, ya que queda constancia de la misma.
3. Llega con mayor facilidad a un amplio número de receptores con el mínimo esfuerzo (un ejemplo claro está en el correo electrónico, con un simple clic podemos enviar un mensaje a multitud de destinatarios).

A diferencia de la comunicación oral, la escrita tiene la ventaja de poder mantener la información archivada o registrada de forma permanente.

En cambio, la comunicación escrita también encuentra otras DESVENTAJAS, como son:

1. Es más cara y hay que dedicarle más tiempo.
2. Generalmente no tiene respuesta inmediata, por lo que no se puede estar seguro de que se haya recibido y leído el mensaje.
3. No interfiere la comunicación no verbal en ella, lo cual podría ayudar a su interpretación.
4. Es necesario que el receptor conozca el código usado y sepa leer.

En el ámbito empresarial, las comunicaciones escritas son esenciales. En la siguiente tabla tienes algunas soluciones a los frenos que nos impiden expresarnos por escrito.

Ventajas e inconvenientes de la comunicación oral.

FRENOS PARA COMUNICARNOS POR ESCRITO
FRENOS PARA ESCRIBIR	POSIBLES SOLUCIONES
Me es más cómodo y la gente me entiende mejor si me expreso verbalmente.	Si te acostumbras a escribir mejorará tu capacidad de argumentar y tu expresión verbal se enriquecerá.
Todos tenemos poco tiempo y nos quejamos de ello, si escribo, el destinatario no tendrá apenas tiempo de leer mi informe y prestarle la atención debida.	Si el informe está confeccionado en su forma, estilo e hilo argumental adecuado, captará la atención del receptor y seguro que tendrá el tiempo necesario para leerlo.
Hablar es más fácil, más rápido, más claro y puedo controlar mejor los resultados.	Es cierto, pero el nivel de compromiso y el contenido de lo que se ha hablado, puede ser olvidado, o tergiversado. Sobre el papel, el mensaje queda escrito y sus objetivos claramente reflejados.
Me es difícil escribir correctamente ya que no domino las reglas de la lengua y la ortografía.	Ejercitándote y consultando los manuales adecuados, mejorará tu capacidad y perderás el miedo.

3. Normas de comunicación y expresión escrita.

El objetivo de toda comunicación escrita debe ser, fundamentalmente, que el mensaje llegue y sea comprendido correctamente por el destinatario y, de esta forma, podamos conseguir la respuesta más adecuada.

Para que el mensaje sea entendido adecuadamente es necesario seguir unas normas de expresión escrita, que se basan en cuatro pilares fundamentales:

• Normas generales de expresión escrita.
• Normas de ortografía, sintaxis y puntuación.
• La forma, estructura y contenido de los escritos.
• Conocimiento de las siglas y abreviaturas.

La comunicación escrita, dentro de la empresa, debe cumplir una serie de requisitos generales para que el mensaje sea adecuado y fácilmente entendible por el receptor, algunos de estos requisitos, que debe cumplir la comunicación son:

• BREVEDAD: las frases largas dificultan la lectura, ya que cuando vamos llegando al final no nos acordamos del principio de la comunicación. Para conseguir que la comunicación sea breve debemos:
  • Usar frases cortas: para ello podemos poner las ideas en varias frases en lugar de en una frase más larga o intentar decir lo mismo con menos palabras.
  • Evitar los detalles excesivos.
  • Evitar palabras inútiles, como pueden ser adjetivos o adverbios.
• SENCILLEZ: ello hará que se nos entienda con mayor facilidad.  Para ello podemos:
  • Evitar usar palabras complejas o excesivos tecnicismos.
  • Usar palabras de uso común.
• DINAMISMO: cuando usamos frases dinámicas nuestro mensaje es más fácil de entender. Para ello podemos:
  • Usar la forma activa en lugar de la pasiva: las frases activas tienen más información, son más cortas y son más reales que las frases en forma pasiva.
  • Usar un estilo hablado y dialogado: en el que se hagan preguntas al interlocutor.
• POSITIVIDAD: es aquella que destaca lo agradable en lugar de lo desagradable, lo favorable sobre lo desfavorable. Con ello conseguiremos que nuestra comunicación sea más fluida y agradable.
• ORDEN: con un mensaje coherente y bien estructurado. Para ello podemos:
• Construir oraciones que tengan unidad: con sólo una idea principal.
• Construir oraciones siguiendo el orden normal de la frase: sujeto, verbo y complemento.

Cuando redactamos un documento empresarial, la imagen que damos con él es la imagen que el receptor va a tener de nuestra empresa u organización, por lo que debemos cuidar, con especial esmero, las normas de ortografía.

Dentro de las normas de ortografía podemos encontrar cuatro aspectos a analizar:

• USO DE LAS MAYÚSCULAS.
• USO DE LAS DISTINTAS LETRAS (por ejemplo: la B, la V, la H, la G o la M).
• ACENTUACIÓN.
• LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN Y OTROS SIGNOS: este punto lo veremos algo más detalladamente en el siguiente apartado.

En cuanto a la puntuación de los escritos, como ocurría con el resto de normas de ortografía, lo mejor es consultar algún Manual de Gramática. No obstante, señalamos aquí lo más destacable.

• El punto indica una ruptura en el pensamiento.
• La coma señala una pausa.
• El punto y coma una pausa intermedia entre la coma y el punto, resulta útil para señalar la separación entre los elementos de una lista.
• Los dos puntos son un intermedio entre el punto y coma y el punto y seguido; establecen una pausa en la línea de pensamiento, pero no demasiado larga.
• El guión es un signo útil. Puede tener dos significados:
  • Se usa, principalmente, para indicar que una palabra termina en un renglón y continúa en el siguiente y para unir las dos partes de algunas palabras compuestas.
  • Texto escrito de manera esquemática que sirve como guía o ayuda para desarrollar una exposición.
• Los puntos suspensivos indican que el pensamiento no ha finalizado, a pesar, incluso, de que la frase o el párrafo lo hayan hecho.

La sintaxis es la parte de la gramática que estudia las reglas por las que se combinan palabras o conjuntos de palabras y se forman las oraciones. Es decir, el orden de las palabras dentro de las oraciones.

Cuando usamos la comunicación oral, es mucho más fácil que nuestro interlocutor interprete correctamente el mensaje, ya que tenemos la respuesta inmediata, nos servimos del lenguaje no verbal, etc. Sin embargo, en los textos o documentos escritos sí que pueden aparecer problemas, ya que sólo tenemos las palabras y los signos de puntuación para conseguir que nuestro mensaje llegue correctamente a su destinatario. Es por ello por lo que debemos prestar especial atención a la sintaxis.

Aunque usemos las mismas palabras, si las ordenamos de una forma u otra podemos dar lugar a que nuestro mensaje se interprete de varias formas. Por ejemplo, no es lo mismo o no se interpreta una frase igual si ponemos el adjetivo delante del sustantivo que si lo ponemos detrás (mujer vieja no se interpreta igual que vieja mujer).

Cuando vamos a redactar un documento, lo primero que debemos hacer, antes de comenzar a escribir, es preguntarnos una serie de cuestiones como:

• ¿Qué queremos decir? Tenemos que intentar que todo lo que queremos decir aparezca reflejado en nuestro documento, además que se entienda correctamente. Por ello debemos decirlo de forma clara y sencilla.
• ¿A quién se lo queremos decir? Quiénes son los destinatarios y cuál es la mejor forma de ponernos en contacto con ellos, ya que quizás en vez de escribir un documento es más conveniente hacer, por ejemplo, una llamada telefónica.
• ¿Qué medio voy a usar? Si es mejor redactar una carta comercial, un e-mail o cualquier otro tipo de documento escrito.

Una vez que hemos contestado a todas las preguntas anteriores y hemos elegido el tipo de documento que vamos a redactar, tenemos que tener en cuenta la estructura de este.

Aunque en apartados posteriores vamos a ver la definición, estructura y características de algunos de los principales documentos que se redactan en las empresas, hay que decir que en la estructura de todos ellos tiene que haber, al menos, las siguientes partes:

• Introducción.
• Cuerpo.
• Conclusión.

La Real Academia de la Lengua Española define el estilo de redacción como la manera de escribir o de hablar peculiar de un escritor o de un orador. El estilo hace que el documento sea único y característico de cada persona que lo escribe.

El estilo de un escritor dependerá, entre otras cosas de:

• Su forma de ser, estado de ánimo o contexto que le rodea.
• De su experiencia.
• De su visión del mundo.

Las normas de ortografía o sintaxis vienen impuestas, mientras que el estilo es propio de la persona que redacta el documento. Hay que decir que el estilo también puede hacer referencia a la forma en que se estructuran los documentos, por lo que, muchas veces, viene impuesto.

En el mundo empresarial se usan con mucha frecuencia siglas y abreviaturas, es necesario conocer su significado para poder interpretar correctamente los documentos que recibimos y también para poder usarlas cuando la situación lo requiera.

• Una SIGLA es una palabra formada por un conjunto de letras iniciales. Por ejemplo: ARN significa Ácido Ribonucleico. También se denomina sigla a cada una de las letras que forman dicha palabra.
• Cuando la sigla se pronuncia como suena, se le denomina ACRÓNIMO. Por ejemplo: RAE, que son las siglas de Real Academia Española.
• Una ABREVIATURA es la representación escrita de una o varias palabras eliminando algunas de sus letras. Por ejemplo: Sr. en lugar de señor.
  Hay dos tipos de abreviaturas:
  • CONVENCIONALES: que son de uso común entre la mayoría de las personas. Estas abreviaturas están más o menos normalizadas y se pueden usar al redactar documentos. Las abreviaturas convencionales pueden ser, a su vez:
    • De uso general: se usa por todos los hablantes de una lengua.
    • De uso específico: se usan en un campo o actividad. Por ejemplo: las abreviaturas comerciales.
  • PERSONALES: las que inventa cada uno según sus gustos o las necesidades de lo que escribe. Estas abreviaturas no están normalizadas y, por tanto, no deben ser usadas en documentos que deban ser enviados a un destinatario, ya que podría no entenderlas.

Características de la comunicación escrita

2 características de la comunicación escrita from CarlaPineda

Trabajo Cartel

La tarea se valorará sobre un máximo de 100 puntos repartidos de la siguiente forma:

Criterios de Calificación
Redacción e idoneidad del cartel	15
Propuesta de promoción de ventas y su idoneidad con respecto a la empresa y al producto promocionado	15
Propuesta de relación pública y su idoneidad con respecto a la empresa y al producto promocionado	15
Estructura y elementos de la carta comercial	15
Idoneidad del contenido de la carta comercial	15
Identificación y caracterización de las comunicaciones escritas	15
Presentación, redacción y ortografía	10
TOTAL	100

Manual de identidad corporativa

El manual de identidad corporativa es un documento en el que se diseñan las líneas maestras de la imagen de una compañía, servicio, producto o institución. En él, se definen las normas que se deben seguir para imprimir la marca y el logotipo en los diferentes soportes internos y externos de la compañía, con especial hincapié en aquellos que se mostrarán al público.

El manual describe los signos gráficos escogidos por la compañía para mostrar su imagen así como todas sus posibles variaciones: forma, color, tamaño, etc. En el mismo, se explica su forma, oportunidad y lugar de utilización mediante la inclusión de ejemplos gráficos. Se muestran también las normas prohibitivas de sus aplicaciones. También se incluyen los colores y las tipografíascorporativas.

Los contenidos del manual se agrupan básicamente en dos grandes capítulos:

• Normas básicas de construcción y desarrollo de la identidad corporativa.
• Aplicación del logotipo en las distintas plataformas de comunicación: papelería: papel de carta, sobres, facturas, albaranes, tarjetas de visita, carteles, indicadores, parque móvil camiones, furgonetas de reparto, uniformes del personal y otros dependiendo de los requerimientos de la institución.

Promoción de Ventas

La Promoción de Ventas

Conozca en qué consiste la promoción de ventas, cuáles son las características que la distinguen, qué tipos de audiencia meta tiene y cuáles son sus objetivos y herramientas...

Por: Ivan Thompson

La promoción de ventas es una herramienta de la mezcla o mix de promoción que se emplea para apoyar a la publicidad y a las ventas personales; de tal manera, que la mezcla comunicacional resulte mucho más efectiva. Es decir, que mientras la publicidad y las ventas personales dan las razones por las que se debe comprar un producto o servicio, la promoción de ventas da los motivos por los que se debe comprar lo más antes posible.

Por todo ello, es imprescindible que los mercadólogos y las personas involucradas en las diferentes actividades de marketing, conozcan en qué consiste la promoción de ventas, las características que la distinguen, su audiencia meta, los objetivos que persigue y las herramientas que se pueden emplear.

Definición de Promoción de Ventas:

Para obtener una definición que sea lo suficientemente amplia y concreta acerca de lo que es la promoción de ventas, acudiremos a las definiciones que nos proporcionan algunos expertos en temas de marketing:

• Stanton, Etzel y Walker, autores del libro "Fundamentos de Marketing", definen la promoción de ventas como "los medios para estimular la demanda diseñados para completar la publicidad y facilitar las ventas personales" [1].
• Kotler y Armstrong, autores del libro "Fundamentos de Marketing en su Sexta Edición", definen la promoción de ventas como "los incentivos a corto plazo que fomentan la compra o venta de un producto o servicio" [2].
• Ricardo Romero, autor del libro "Marketing", define la promoción de ventascomo "un conjunto de ideas, planes y acciones comerciales que refuerzan la venta activa y la publicidad, y apoyan el flujo del producto al consumidor" [3].

En conclusión, la promoción de ventas es todo aquello que se utiliza como parte de las actividades de mercadotecnia para estimular o fomentar la compra o venta de un producto o servicio mediante incentivos de corto plazo. De esa manera, se complementa las acciones de publicidad y se facilita la venta personal.

Características de la Promoción de Ventas:

Existen tres características que distinguen las actividades de promoción de ventas:

1. Selectividad: La promoción de ventas suele tener límites y objetivos muy claros [3], por ejemplo:
• Incrementar la demanda de un producto en particular (una marca, una presentación, etc...).
• Apoyar la publicidad y la venta personal en una determinada región (un país, una ciudad, una zona, etc...).
• Aumentar la presencia de marca en determinados tipos de establecimientos (supermercados, tiendas especializadas, etc...).
• Obtener resultados en periodos de tiempo específicos (1 mes, 1 semana, etc...).
2. Intensidad y duración: La efectividad de la promoción de ventas se pone de manifiesto cuando se la implementa de forma intensa y durante un corto periodo de tiempo [3]. Por ejemplo, las famosas promociones de pague por dos y lleve tres, por lo general, son fuertemente anunciadas en medios masivos como la televisión, la radio y/o los periódicos, y además, son apoyadas con la venta personal. Su duración se limita a un mes determinado (el mes del día de la madre, del niño, navidad, etc...).
3. Resultados a corto plazo: La promoción de ventas se caracteriza por incitar a una respuesta rápida mediante la promesa de otorgar una recompensa (cupones, bonificaciones, descuentos especiales y otros) [2]. Por ello, sus resultados son inmediatos pero efímeros; por lo cual, se usan generalmente para revertir disminuciones inesperadas en las ventas, responder a una acción de la competencia y/o para introducir más rápidamente una nueva marca o presentación.

Tipos de Audiencia Meta para la Promoción de Ventas:

Existen dos tipos de audiencia meta hacia las cuales se dirigen en mayor medida las actividades de promoción de ventas:

1. Los consumidores: Pueden ser usuarios comerciales (por ejemplo, una empresa que adquiere material de oficina) o domésticos (por ejemplo, una ama de casa que compra alimentos, ropa u otros para su familia).
2. Los comerciantes y distribuidores: Por lo general, son los intermediarios como, supermercados, tiendas de ropa, librerías, etc.

Objetivos de la Promoción de Ventas:

Los objetivos de la promoción de ventas varían según la audiencia meta hacia la cual van dirigidas, por ejemplo:

1. Objetivos de promoción de ventas para consumidores [4]:
• Estimular las ventas de productos establecidos.
• Atraer nuevos mercados.
• Ayudar en la etapa de lanzamiento del producto.
• Dar a conocer los cambios en los productos existentes.
• Aumentar las ventas en las épocas críticas.
• Atacar a la competencia.
• Aumentar ventas más rápidas de productos en etapa de declinación y de los que se tiene todavía mucha existencia.
2. Objetivos de promoción de ventas para comerciantes y distribuidores [4]:
   
   
   • Obtener la distribución inicial.
   • Incrementar el número y tamaño de los pedidos.
   • Fomentar la participación del canal en las promociones al consumidor.
   • Incrementar el tráfico en el establecimiento.

Herramientas de la Promoción de Ventas:

Las principales herramientas (medios) de promoción de ventas, según la audiencia meta hacia la cual van dirigidas, son las siguientes:

• Herramientas de promoción de ventas para consumidores:
  
  
  • Cupones: Son certificados que otorgan a los compradores un ahorro cuando compran los productos especificados [2]. Muchos cupones se distribuyen como inserciones independientes en periódicos, pero también son distribuidos mediante el correo directo, revistas, etc. [1]. Últimamente, también están siendo distribuidos en internet mediante sitios web y correos electrónicos.
  • Descuentos: Son una reducción (por lo general momentánea) al precio regular del producto; por lo cual, los consumidores logran un ahorro con respecto al precio normal del producto.
  • Bonificaciones: Son artículos que se ofrecen gratuitamente o a costo muy bajo como incentivo para comprar un producto [2].
  • Muestras gratuitas: Son ofrecimientos de una cantidad pequeña de un producto para probarlo [2]. Es una manera de lograr que un cliente potencial pruebe el producto, ya sea gratis o mediante el pago de una suma mínima [4]. Las muestras pueden entregarse de puerta en puerta, enviarse por correo, repartirse en una tienda, unirse a otro producto o incluirse en un anuncio [2].
  • Concursos o sorteos: Son aquellas actividades que proporcionan a los consumidores la oportunidad de ganar algo, como dinero en efectivo, viajes o mercancía, sea por medio de la suerte o de un esfuerzo adicional [2].
  • Promociones en puntos de compra: Incluyen exhibiciones y demostraciones que se efectúan en el punto de compra o de venta [2].
  • Recompensas por ser cliente habitual: Son dinero en efectivo u otros incentivos que se ofrecen por el uso habitual de ciertos productos o servicios de una empresa [2].
  • Especialidades publicitarias: Son artículos útiles grabados con el nombre del anunciante y que se obsequian a los consumidores. Los artículos más comunes de este tipo son: plumas, calendarios, llaveros, cerillos, bolsas para compras, camisetas, gorras, tazas para café, etc. [2].
• Herramientas de promoción de ventas para comerciantes y distribuidores:
  
  
  • Exhibidores en puntos de venta: Son esfuerzos que se realizan en el punto de venta, como exhibición de productos y hojas de información que sirven directamente a los detallistas a la vez que apoyan la marca [4].
  • Concursos para vendedores: Son aquellas actividades que le dan a los vendedores del intermediario, la oportunidad de ganar algo (dinero, viajes u otros) por recomendar el producto que se está promocionando.
  • Demostraciones del producto: Son un medio, considerado por los comerciantes, como importante para atraer la atención hacia un producto, mediante la demostración del cómo se usa [4].
  • Descuentos especiales: Son reducciones al precio regular del producto por compras mayores o paquetes preestablecidos. Éstas reducciones pueden beneficiar únicamente al comerciante y/o a sus clientes.
  • Bonificaciones: Son artículos que se ofrecen gratuitamente a cambio de una compra mayor, por ejemplo, 10 + 1; 100 + 30; etc...
  • Especialidades publicitarias: Son artículos útiles grabados con el nombre del anunciante y que se ofrecen a los comerciantes a cambio de que compren algo adicional al volumen habitual. Los artículos más comunes de este tipo son: plumas, calendarios, llaveros, camisetas, gorras, tazas para café, etc. [2].

Recomendación Estratégica para el Diseño de Actividades de Promoción de Ventas:

Una recomendación estratégica (clave de éxito, según los autores Fischer y Espejo) es sin duda, el construir la promoción de ventas de tal manera que la competencia no pueda igualarla, cuando menos en el corto plazo [4]